Vedtægter – Arkiv

Vedtægter for Varde Lokalhistoriske Arkiv.

 

  • §1. Varde Lokalhistoriske Arkiv er en selvejende institution, og understøttes som sådan af Varde kommune.
    1.1. Arkivets hjemsted er Varde og dets arbejdsområde er Varde Købstad og det tidligere Varde Landsogn.
  • §2. Arkivets formål:
    2.1 At indsamle registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning til Varde Købstad og det tidligere Varde Landsogn, områdets beboere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
    2.2 At stille det samlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for byens og det tidligere landsogns historie.
  • §3. Det tilvejebragte materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres.
  • § 4. Udadvendt samarbejde:
    4.1 Varde Lokalhistoriske arkiv er medlem af Ribe Amts Lokalhistoriske Akiver(RAL) og Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiver(SLA.
    4.2 Varde Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesre- gistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller RAL.
    4.3 I øvrigt samarbejder Varde Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan derefter.
  • § 5 Styrelsen.
    5.1 Varde Lokalhistoriske Arkiv forestås af en styrelse på 9 lokalhistorisk interesserede medlemmer. Heraf udpeges et af Varde Museums bestyrelse, et af Varde Håndværkerforenings bestyrelse, et af Varde Handelsstandsforenings bestyrelse og et af LO’s Vardeafdelings bestyrelse. Et medlem er valgt af medarbejderne, og fire er valgt af Varde Lokalhistoriske Forenings bestyrelse.
    5.2 Styrelsens funktionsperiode følger den kommunale valgperiode gældende fra d. 1.januar efter afholdt kommunalvalg.
    5.3 Styrelsen konstituerer sig selv og fastlægger selv sin forretningsorden.
    5.4 Der skal føres protokol over styrelsens møder.
    5.5 Styrelsen påser og har ansvaret for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
  • § 6 Arkivlederen
    6.1 Styrelsen ansætter og afskediger arkivlederen, der fungerer som styrelsens sekretær og regnskabsfører. Arkivlederen udpeger det øvrige personale.
    6.2 Formanden for styrelsen og arkivlederen tegner i fællesskab Varde Lokalhistoriske Arkiv.
    6.3 Arkivlederen er ansvarlig for arkivets daglige drift, for samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
    6.4 Arkivlederen udfører sit arbejde i henhold til forretningsordenens § 9 jfr. nedenfor.
  • § 7 Forsikring.
    7.1 Styrelsen kontrollerer, at arkivet er forsvarligt forsikret og gennemgår mindst hvert andet år arkivets forsikringer.
  • § 8 Økonomi.
    8.1 Varde Lokalhistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private. De pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
    8.2 Arkivets regnskaber revideres af to personer, som er valgt af arkivets styrelse.
    8.3 Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen til Varde kommune.
    8.4 Varde Lokalhistoriske Arkiv er medlem af Arkivsamvirket for Varde kommune. Dette samvirke udarbejder en indstilling til kommunen om, hvorledes de midler, som kommunen stiller til rådighed for lokalarkiverne i kommunen, skal fordeles mellem de enkelte lokalarkiver.
  • § 9 Arkivets ophør.
    9.1 Skulle Varde Lokalhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og RAL så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed sikres.
    9.2 En evt. formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter styrelsens beslutning.
  • § 10. Vedtægtsændringer kan ske ved almindeligt flertal i styrelsen. Men vedtægterne træder først i kraft, når de er godkendt af Varde kommune, SLA og RAL. De to foreningers godkendelse er en forudsætning for medlemskab af disse sammenslutninger.

 

Forretningsordenens § 9

  • §9. Arkivlederens arbejdsområder.
  • 9.1 En væsentlig forudsætning for arbejdet som arkivleder er at denne har kendskab til lokalområdet, er synlig i lokalområdet og laver opsøgende arbejde i lokalområdet.
  • 9.1 Arkivlederen skal lade sig efteruddanne og deltage i arkivfaglige møder og kurser, samt holde sig løbende orienteret. Han skal sørge for medarbejdernes uddannelse.
  • 9.2 Arkivlederen skal udarbejde en generel kassationsplan for arkivet.
  • 9.4 Arkivlederen skal modtage relevant, afleveret materiale, og i forbindelse hermed få giverens underskrift på, at dele eller alt det afleverede materiale må kasseres. Han skal føre indkomstjournalen og tage stilling til evt. kassation af dele eller hele det afleverede materiale, hvorefter materialet kan overgives til arkivering.
  • 9.4 Arkivlederen skal iværksætte indsamling af materiale. Hvis en arkivskaber ikke ønsker at aflevere, skal arkivlederen i videst muligt omfang søge for at få løfte om, at arkivalierne kan overdrages til arkivet ved arkivskaberens død eller bortrejse. Arkivlederen skal sørge for, at disse arkivalier bliver afleveret til arkivet.
  • 9.5 Arkivlederen deltager så vidt muligt i det daglige arkivarbejde.

Således vedtaget på styrelsesmødet d. 30/11 2010 jfr. referat fra mødet.

 

Redigeret af Karen Riisager. Januar 2016