Vedtægter – Arkiv

Vedtægter for Varde Lokalhistoriske Arkiv.

Vedtægter 2018 – med underskrifter

Vedtægter for Varde Lokalhistoriske Arkiv.

§ 1. Varde Lokalhistoriske Arkiv er en selvejende institution og understøttes som sådan af Varde kommune.

1.1.       Arkivets hjemsted er Varde og dets arbejdsområde er Varde Købstad og det tidligere Varde Landsogn.

§ 2. Arkivets formål:

2.1 At indsamle registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig proveniens med tilknytning til Varde Købstad og det tidligere Varde Landsogn, områdets beboere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid
2.2 At stille det samlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for byens og det tidligere landsogns historie.

§ 3. Det tilvejebragte materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres.

§ 4. Udadvendt samarbejde:

4.1 Varde Lokalhistoriske Arkiv er medlem af Sydvestjyske Arkiver SVA,
      Sammenslutningen af Lokalarkiver SLA og Arkivsamvirket i Varde Kommune.

4.2 Varde Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale, amtslige og landsdækkende           fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA eller SVA.

4.3 I øvrigt samarbejder Varde Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan derefter.

§ 5 Styrelsen

5.1  Varde Lokalhistoriske Arkiv forestås af en styrelse på 9 lokalhistorisk interesserede medlemmer. Heraf udpeges et af Vardemuseernes bestyrelse, et fra Varde Bibliotek, et af Varde Håndværkerforenings bestyrelse, og et af LO’s Vardeafdelings bestyrelse. Et medlem er valgt af medarbejderne, og fire er valgt af Varde Lokalhistoriske Forenings bestyrelse.

5.2  Styrelsens funktionsperiode følger den kommunale valgperiode gældende fra d. 1. januar efter afholdt kommunalvalg.

5.3  Styrelsen konstituerer sig selv og fastlægger selv sin forretningsorden.

5.4  Der skal føres protokol over styrelsens møder.

5.5  Styrelsen påser og har ansvaret for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede, og at de er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.

§ 6 Arkivlederen

6.1  Styrelsen ansætter og afskediger arkivlederen, der fungerer som styrelsens sekretær og regnskabsfører.  Arkivlederen udpeger det øvrige personale.

6.2  Formanden for styrelsen og arkivlederen tegner i fællesskab Varde Lokalhistoriske Arkiv.

6.3 Arkivlederen er ansvarlig for arkivets daglige drift, for samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.

6.4 Arkivlederen udfører sit arbejde i henhold til forretningsordenens § 9

§ 8 Økonomi

8.1  Varde Lokalhistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
De pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet
konto i et pengeinstitut.

8.2  Arkivets regnskaber revideres af to personer, som er valgt af arkivets styrelse.

8.3  Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen til Varde kommune.

§ 9 Arkivets ophør

9.1  Skulle Varde Lokalhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og SVA, så deres forbliven i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed sikres

9.2  En evt. formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter styrelsens beslutning.

§ 10. Vedtægtsændringer kan ske ved almindeligt flertal i styrelsen, men vedtægterne træder først i kraft, når de er godkendt af Varde kommune, SLA og SVA. De to foreningers godkendelse er en forudsætning for medlemskab af disse sammenslutninger.

Vedtaget på styrelsesmødet den 27. februar 2018

 

 

Redigeret af Karen Riisager. Oktober 2018